Wiele jednostek stawia pytanie, czy muszą tworzyć rezerwy pracownicze. Co do zasady, rezerwy pracownicze, m.in. rezerwy na odprawy emerytalne, odprawy rentowe czy nagrody jubileuszowe należy tworzyć, jeśli spełnione są dwa poniższe warunki:
– kwoty świadczeń na rezerwy pracownicze mają istotny wpływ na sposób przedstawienia sytuacji majątkowej i wyniku finansowego jednostki, natomiast ich niestworzenie wpłynęłoby na zniekształcenie sytuacji finansowej podmiotu,
– pracodawca zobowiązany jest do wypłaty świadczeń pracowniczych, jeśli wynika to z umowy o pracę, zakładowego układu zbiorowego lub przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
Biorąc pod uwagę kryterium istotności tworzenia rezerw pracowniczych, obowiązek ten nie dotyczy rezerw na odprawy pieniężne w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Jednak w przypadku, kiedy regulamin wynagradzania lub zakładowy układ zbiorowy pracy przewidują przyznawanie świadczeń dla pracowników na zasadach korzystniejszych niż w Kodeksie Pracy, rezerwy pracownicze należy tworzyć.
Jednostka może zatem nie tworzyć rezerw pracowniczych, jeśli nie będzie wywierało to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne przedstawienie sytuacji finansowej oraz wyniku finansowego. Dodatkowo nie ma również potrzeby, aby rezerwy na urlopy wypoczynkowe zostały utworzone w poniższych przypadkach:
– wyznaczenie rezerw dotyczy pracowników administracyjnych,
– urlopy nie mają wpływu na produkcję w firmie,
– wysokość kosztów niewykorzystanych urlopów w każdym roku jest zbliżona i przewidywalna.
Rezerwy pracownicze z tytułu niewykorzystanych urlopów wyznaczane są głównie dla pracowników produkcyjnych otrzymujących wynagrodzenie zależne od efektów pracy. Celem wyznaczania rezerwy na niewykorzystane urlopy jest odpowiednie odniesienie kosztów do okresu, kiedy podmiot faktycznie otrzymuje efekty pracy swoich pracowników.