Jednostka tworzy rezerwy pracownicze, jeżeli jednocześnie spełnione są poniższe warunki:
– obowiązek pracodawcy do wypłaty świadczeń pracowniczych wynika z prawa pracy, umów o pracę lub zakładowych układów zbiorowych pracy,
– kwoty świadczeń pracowniczych są istotne, dlatego ich nieuwzględnienie w sprawozdaniu finansowym jednostki wypaczałoby obraz sytuacji finansowej jednostki.
Jeżeli dana jednostka zobowiązana jest do wypłaty świadczeń pracowniczych, a ich kwoty są znaczne, wskazane jest, aby rezerwy pracownicze zostały utworzone w ciężar kosztów działalności operacyjnej.
Jednostka zobligowana jest, aby utworzyć rezerwy pracownicze. Każdy podmiot zobowiązany jest bowiem do wykazania – oprócz bieżących kosztów wynagrodzeń pracowników – zobowiązania do wypłaty w przyszłości dodatkowych kwot oraz informacji, że takie kwoty systematycznie rezerwuje.
Jednostka, w ramach przyjętej polityki rachunkowości, może jednak stosować uproszczenia, kiedy tworzy rezerwy pracownicze, np. nie tworząc rezerwy na odprawy emerytalne, jeśli odprawy te przyznawane są zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy – w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Spowodowane jednorazowymi wypłatami świadczeń zniekształcenie wyniku finansowego i zobowiązań jednostki nie jest istotne.
O nieistotność rezerw pracowniczych możemy mówić zazwyczaj w przypadku jednostek zatrudniających kilkanaście osób, które posiadają młodych stażem pracowników i dodatkowo posiadają minimalne regulacje w kwestii wysokości wypłacanych świadczeń np. odprawy emerytalnej w wysokości 1 miesięcznego wynagrodzenia, określone przez ogólne przepisy prawa, w zakresie wysokości świadczeń pracowniczych. Należy jednak mieć na uwadze, że nawet tak mała jednostka może z czasem zwiększyć swoje zatrudnienie (przy czym zwiększy się także wiek, staż pracy obecnej kadry pracowniczej i wysokość wynagrodzenia) co może spowodować duży wzrost rezerwy emerytalnej oraz wpływ na jej istotność bilansową.
Dlatego tak ważne jest aby nawet w przypadku tak małych podmiotów raz na 2/3 lata oszacować wielkość rezerw pracowniczych co pozwoli uniknąć zastrzeżeniem audytora badającego sprawozdanie finansowe.